Nowoczesne urządzenia wielofunkcyjne, poręczne skanery oraz inteligentne oprogramowanie do zarządzania dokumentami. Między innymi takie rozwiązania mogą ułatwić firmom cyfrową transformację dokumentów – przekonują eksperci Canon. To o tyle istotne, że – jak wskazują badania – łączenie tradycyjnej dokumentacji z cyfrową staje się coraz bardziej istotne dla wielu przedsiębiorstw.
Aż 69 proc. dużych firm uznaje, że wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów jest ważne dla ich pracy. Co więcej, nawet jedna piąta takich przedsiębiorstw przeszła już całkowicie na formę pracy z dokumentami cyfrowymi. To wnioski z szeroko zakrojonego badania zmian na rynku biurowym, jakie jesienią 2021 roku przeprowadziła agencja badawcza Insight Lab na zlecenie Canon Polska w gronie ponad 200 polskich przedsiębiorstw.
I choć przedstawiciele średnich firm podchodzą zdecydowanie ostrożniej do takich deklaracji (co trzeci badany przedsiębiorca deklaruje, że prawie wszystkie procesy w jego firmie wymagają dokumentów w formie papierowej), to trudno nie dostrzegać zmian, jakie zachodzą w trybie naszej pracy.
– Większość z tych tendencji obserwujemy już od dłuższego czasu, ale pandemia COVID-19 znacznie je przyspieszyła – uważa Tomasz Miękus, Product Business Developer w Canon Polska. I dodaje, że transformacja cyfrowa to spore wyzwanie zarówno dla przedsiębiorców, jak i dla producentów sprzętu. – Wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów, choćby w ograniczonym zakresie, to spore zadanie dla każdej firmy. My, jako dostawca rozwiązań dla biur, chcemy być wsparciem dla każdego przedsiębiorcy. Dlatego mamy dla nich propozycje, które oszczędzają czas i sprawiają, że digitalizacja dokumentów jest bardziej efektywna. Dotyczy to zarówno sprzętu, jak i oprogramowania – mówi Tomasz Miękus.
Po pierwsze – park maszynowy | Podstawę dla wielu firm będą stanowić biurowe urządzenia wielofunkcyjne. Najbardziej uznana seria z portfolio Canon to imageRUNNER – urządzenia stanowiące pomost pomiędzy fizycznym i cyfrowym trybem pracy. Maszyny tego typu łączą superszybki kolorowy druk z możliwością wysokojakościowego skanowania. A praca z nimi jest dziś jeszcze szybsza dzięki obustronnemu skanowaniu, wykonywanemu podczas jednego przejścia dokumentu przez skaner.
Ale to nie wszystko – nowe generacje urządzeń wielofunkcyjnych zawierają szereg ułatwień, takich jak opcja szybkiego wybudzania, system zapobiegania smugom, eliminacja pustych stron czy szeroki wybór wbudowanych opcji wykańczania. Wszystko to pozwala sprawniej poruszać się pomiędzy światem analogowych i cyfrowych dokumentów, oszczędzać cenny czas i zapobiegać marnotrawstwu materiałów. Co więcej, Canon zadbał także o udoskonalenie czysto technicznej strony eksploatacji maszyn: nowe serie urządzeń imageRUNNER cechują się lepszymi możliwościami serwisowymi, trwalszymi częściami oraz łatwiejszą wymianą ewentualnych usterek.
Po drugie – atrakcyjne innowacje | Wzrastająca rola pracy zdalnej i hybrydowej spowodowała pojawienie się na rynku interesujących nowości z zakresu zarządzania firmową dokumentacją. Takich jak poręczne, intuicyjne skanery serii imageFORMULA.
– Modele takie jak imageFORMULA R10 czy R40 oznaczają właściwie zupełnie nowe podejście do procesu skanowania – komentuje Tomasz Miękus. – Do tej pory wielu użytkowników kojarzyło skanery z dużymi, skomplikowanymi urządzeniami. Zazwyczaj do podłączenia takiego sprzętu niezbędna była konfiguracja oprogramowania, no i oczywiście sporo miejsca na biurku. To jednak przeszłość – zapewnia przedstawiciel Canon Polska.
