W 18. sondzie „Puls branży PRINTNEWS” zapytaliśmy, co dziś najbardziej utrudnia przepływ informacji między działami drukarni. W głosowaniu oddano 148 głosów. Najwięcej wskazań uzyskała niewystarczająca komunikacja z klientem, a na kolejnych miejscach znalazły się brak jednego systemu zarządzania zleceniami oraz brak aktualnych danych o ich statusie. Wyniki zwracają uwagę na znaczenie informacji w organizacji całego procesu produkcyjnego.
W ramach cyklu „Puls branży PRINTNEWS” zadaliśmy pytanie: Co jest dziś największym wyzwaniem w przepływie informacji między działami drukarni?
W sondzie oddano 148 głosów. Odpowiedzi rozłożyły się następująco:
- Niewystarczająca komunikacja z klientem – 25,00%
- Brak jednego systemu do zarządzania zleceniami – 21,62%
- Brak aktualnych danych o statusie zlecenia – 17,57%
- Błędy między sprzedażą a produkcją – 14,86%
- Zbyt dużo informacji przekazywanych mailowo lub ustnie – 9,46%
- Opóźnienia w akceptacji plików – 8,78%
- Trudno powiedzieć – 2,70%
Problemy z informacją zaczynają się już przy kontakcie z klientem
Najwięcej uczestników sondy (25%) wskazało niewystarczającą komunikację z klientem jako największe wyzwanie w przepływie informacji. To interesujący wynik, ponieważ pytanie dotyczyło przede wszystkim współpracy między działami drukarni, a najczęściej wybierana odpowiedź odnosiła się do relacji zewnętrznych.
Może to oznaczać, że jakość informacji otrzymywanych od klienta ma istotne znaczenie dla późniejszej organizacji pracy. Nieprecyzyjne ustalenia, niekompletne specyfikacje, zmiany parametrów zamówienia czy opóźnione decyzje mogą wpływać na działania handlowców, przygotowalni, technologów i produkcji.
W takim przypadku problem nie ogranicza się do komunikacji z jednym działem. Informacja, która na początku procesu jest niepełna lub nieaktualna, może powodować komplikacje na kolejnych etapach realizacji zlecenia.
System zarządzania zleceniami i dostęp do aktualnych danych
Drugie miejsce z wynikiem 21,62% zajął brak jednego systemu do zarządzania zleceniami. Kolejne 17,57% uczestników wskazało brak aktualnych danych o statusie zamówienia.
Obie odpowiedzi dotyczą dostępu do informacji, choć wskazują na różne aspekty problemu. Samo posiadanie systemu informatycznego nie gwarantuje jeszcze sprawnego przepływu danych. Istotne jest również to, czy informacje są aktualizowane, dostępne dla właściwych osób i wykorzystywane w codziennej pracy.
W drukarni realizującej wiele zleceń jednocześnie, często o różnych parametrach i terminach, dostęp do bieżących informacji może decydować o sprawnym planowaniu produkcji, wykorzystaniu zasobów oraz szybkości reagowania na zmiany.
Błędy między sprzedażą a produkcją, wskazane przez 14,86% uczestników, uzupełniają ten obraz. Pokazują, jak ważne jest prawidłowe przekazanie ustaleń handlowych do osób odpowiedzialnych za techniczne przygotowanie i realizację zamówienia.
Nie tylko technologia, ale również sposób pracy
Na dalszych miejscach znalazły się odpowiedzi dotyczące nadmiernej liczby informacji przekazywanych mailowo lub ustnie (9,46%) oraz opóźnień w akceptacji plików (8,78%).
Choć uzyskały mniej wskazań, odnoszą się do problemów dobrze znanych w codziennej organizacji produkcji. Rozproszenie informacji między wiadomościami e-mail, rozmowami telefonicznymi i ustnymi ustaleniami utrudnia kontrolę nad zmianami oraz ustalenie aktualnego stanu realizacji zamówienia.
Wyniki wskazują zatem na potrzebę spojrzenia na komunikację jako na element całego procesu produkcyjnego. Cyfryzacja, automatyzacja i integracja systemów mogą wspierać ten obszar, ale równie istotne pozostają jasne zasady przekazywania informacji, odpowiedzialność za ich aktualizację oraz współpraca między działami.
Informacja jako element efektywności drukarni
Wyniki 18. sondy warto zestawić z poprzednim pytaniem dotyczącym czynników obniżających efektywność produkcji. Wówczas 44,19% uczestników wskazało niewłaściwe planowanie produkcji jako najważniejszy problem.
Obie sondy dotyczą różnych zagadnień, ale ich wyniki zwracają uwagę na powiązanie organizacji pracy z jakością i dostępnością informacji. Trudno skutecznie planować produkcję, jeżeli dane o zleceniu są niepełne, zmiany nie docierają do odpowiednich osób lub poszczególne działy korzystają z różnych źródeł informacji.
To również ważny kontekst dla rozmowy o inwestycjach w systemy workflow, MIS/ERP i automatyzację procesów. Ich wartość należy oceniać nie tylko przez zakres dostępnych funkcji, ale przede wszystkim przez to, czy pomagają ograniczać błędy, usprawniają współpracę i zwiększają przewidywalność realizacji zamówień.
Dziękujemy za wszystkie 148 głosów i udział w kolejnej sondzie „Puls branży PRINTNEWS”.
Sonda ma charakter otwarty i nie jest badaniem reprezentatywnym. Wyniki przedstawiają opinie osób uczestniczących w głosowaniu.
Warto przeczytać:
