Istnieje jeszcze wiele innych możliwości, takich jak technologia znaku wodnego (uniemożliwiająca niezauważone kopiowanie istotnych dokumentów), czy oferowana w urządzeniach Canon opcja „secure printing”, umożliwiająca zatrzymanie druku do chwili wprowadzenia przez użytkownika kodu PIN na klawiaturze drukarki.
…i bezpieczne oprogramowanie
Błędem byłoby jednak opieranie się tylko na sprzętowej stronie zagadnienia. Równie istotne, a w niektórych przypadkach nawet bardziej, są zabezpieczenia oferowane przez oprogramowanie do pracy chmurowej. Specjaliści przekonują, że najlepiej postawić na systemy pracujące w chmurze: wieloletni rozwój tego typu technologii wskazuje, że jest to obecnie najbezpieczniejszy sposób prowadzenia nowoczesnego biura.
Chmura jest bezpieczna, bo – podobnie jak w przypadku urządzeń – odpowiedzialność za stosowane w niej zabezpieczenia spoczywa na dostawcach rozwiązań IT. Ponadto oprogramowanie chmurowe oferuje użytkownikowi szereg dodatkowych opcji. W przypadku systemu uniFLOW Online, flagowego produktu Canon z dziedziny oprogramowania do zarządzania firmowymi dokumentami, są to między innymi zaawansowane metody autoryzacji użytkowników (także przy pomocy karty, chipu lub kodu PIN) czy też opcja bezpiecznego drukowania dla gości.
Canon wyjaśnia kwestie bezpieczeństwa cyfrowego
Warto pamiętać, że digitalizacja firmowej dokumentacji to nie tylko jej skanowanie. Dziś coraz więcej mówi się o tak zwanym „cyklu życia dokumentów”. – Od zeskanowania, poprzez odpowiednie przechowywanie, aż po archiwizację lub zniszczenie. Cykl życia dokumentów cyfrowych zawiera wiele ogniw, na które warto zwrócić uwagę, aby zachować bezpieczeństwo i zgodność z prawem. Producenci sprzętu i oprogramowania mogą znacznie pomóc w wielu kwestiach, ale są też takie tematy, które zawsze pozostaną po stronie użytkownika. To między innymi dbałość o odpowiedni poziom świadomości pracowników czy właściwe stosowanie przepisów prawa, choćby w zakresie RODO – zaznacza Dariusz Szwed. Jak przekonuje, Dzień Bezpiecznego Internetu to dobry czas, aby jeszcze raz przeanalizować firmowe systemy bezpieczeństwa i cykl życia dokumentów cyfrowych. A dla tych, którzy chcieliby dowiedzieć się więcej o zagadnieniach cyberbezpieczeństwa, Canon przygotował podcast na ten temat z serii „Rozmowy o druku”.
Źródło: Canon
